大切な会議やイベント、友達との集まりに招待されたものの、やむを得ない事情で参加できないことはよくあります。
その際、失礼のないように欠席の返事をすることが大切です。
しかし、「どのような言葉を使えばよいのか」「どのくらい丁寧に伝えるべきか」と悩むこともあるでしょう。
本記事では、ビジネスシーンと友達とのやり取り、それぞれの場面に適した欠席の返事の文例を紹介します。
メールやはがきの書き方、気をつけるべきマナーについても詳しく解説するので、「どんな文章を送ればいいか分からない」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。
正しい言葉遣いや気遣いのある表現を使うことで、相手に好印象を与え、今後の関係を良好に保つことができます。
適切な文例を活用し、スムーズに欠席の意思を伝えましょう。
- ビジネスや友達向けの欠席の返事の文例
- メールやはがきでの欠席の伝え方のマナー
- 相手に失礼にならない表現や言葉遣い
- 返信期限を守る重要性と対応の仕方
欠席の返事を送るときの基本マナーと文例
●参加できないメールのビジネス向け文例 5選
●参加できないメールの友達向け文例 5選
出欠はがきの返信の書き方とポイント
招待状に同封されている出欠はがきには、適切なマナーを守って返信することが大切です。
書き方を誤ると、相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。
ここでは、正しい書き方と注意点を解説します。
宛名の修正方法
返信はがきの表面には、送付先の宛名が「○○行」や「○○宛」と記載されていることが一般的です。
これらの敬称は受け取る側が使うものであり、そのまま返送するのは失礼にあたります。
そのため、「行」や「宛」の部分を二重線で消し、会社名や部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」に書き換えましょう。
出席・欠席の記入方法
はがきの裏面では、出席・欠席を適切に示します。
出席する場合は「ご出席」の「ご」を二重線で消し、欠席の場合は「ご欠席」の「ご」を同様に消します。
そして、該当しない方を二重線で消し、残した方に〇をつけるのが基本です。
また、より丁寧な印象を与えるために、出席の場合は「出席させていただきます」、欠席の場合は「残念ながら欠席させていただきます」と補足するとよいでしょう。
余白の活用とメッセージの書き方
余白には、簡単なお祝いの言葉やお礼を添えると好印象です。
例えば、結婚式であれば
「この度はおめでとうございます。当日を楽しみにしております」
周年記念の場合は
「○○周年、おめでとうございます。ますますのご発展をお祈り申し上げます」
といった文面が適しています。
欠席する場合も、
「お招きいただきありがとうございます。伺えず残念ですが、素晴らしい会になりますようお祈り申し上げます」
といった配慮ある言葉を添えると、相手への気遣いが伝わります。
返信期限を守る
出欠の返事は、できるだけ早く送るのが基本です。
出席する場合は招待状を受け取ってから2～3日以内、遅くとも1週間以内に投函しましょう。
欠席の場合も、1週間程度の間をおいてから返信すると、「予定を調整したがどうしても参加できなかった」という誠意が伝わります。
適切なマナーを守って返信することで、相手に対して丁寧な印象を与えられます。
参加できないメールのビジネス向け文例 5選
ビジネスの場では、会議やイベントなどに参加できない場合でも、失礼にならないように丁寧なメールを送ることが重要です。
ただ断るだけでなく、お詫びの気持ちや今後の関係を大切にしたいという意図を伝えると、良好な関係を維持できます。
基本の構成
ビジネス向けの欠席メールは、以下の要素で構成すると適切です。
- 宛名：相手の会社名や役職を正しく記載する
- 挨拶とお礼：招待に対する感謝の言葉を述べる
- 欠席の意向：理由を簡潔に伝える
- 今後の関係を意識した一言：次回の参加意思を示すなど
① 会議の参加を断る場合
件名：○○会議の欠席について
本文：
○○株式会社
営業部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度は○○会議へのご招待をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は別件の業務が重なっており、参加が難しい状況です。
貴重な機会にご一緒できず残念ですが、後日、議事録を拝見させていただければと存じます。
次回の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく思います。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
□□
② 研修・セミナーへの参加を断る場合
件名：○○セミナーの参加について
本文：
○○株式会社
研修担当 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度は貴重な○○セミナーへのお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ参加したいところなのですが、当日は外せない業務が入っており、残念ながら参加がかないません。
大変申し訳ございませんが、次回の開催時にはぜひ参加させていただきたく存じます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
□□
③ 取引先からの会食の誘いを断る場合
件名：○○会食の件について
本文：
○○株式会社
営業部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度はお食事のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
ぜひご一緒させていただきたいところなのですが、あいにく当日は別件の予定があり、参加が難しい状況です。
また機会がございましたら、改めてお食事をご一緒させていただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
□□
④ 展示会・イベントの参加を断る場合
件名：○○展示会の参加について
本文：
○○株式会社
イベント事務局 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度は○○展示会へのご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ参加したかったのですが、社内の予定と重なっており、今回は見送らせていただくこととなりました。
お忙しいところご案内いただいたにもかかわらず申し訳ございません。
また次回の機会がございましたら、ぜひ参加を検討させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
□□
⑤ 社内懇親会やイベントの欠席を伝える場合
件名：○○懇親会の欠席について
本文：
○○部長
お疲れ様です。
△△部の□□です。
この度の○○懇親会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくの機会ですが、当日は業務の都合により、残念ながら参加が難しい状況です。
皆様で楽しい時間をお過ごしください。
次回の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
□□
どのケースでも、以下のポイントを押さえておくと、相手に失礼なく欠席を伝えられます。
- 感謝の気持ちを伝える：「お誘いいただきありがとうございます」「貴重な機会をいただき感謝いたします」
- やんわりと断る：「申し訳ありませんが」「あいにく」「今回は見送らせていただきます」
- 今後の関係に言及する：「次回はぜひ参加したい」「またの機会によろしくお願いいたします」
状況に応じて適切な文面を選び、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
参加できないメールの友達向け文例 5選
友達からのお誘いを断る場合、ビジネスとは異なり、カジュアルな表現でも問題ありません。
ただし、断り方によっては相手に悪い印象を与えてしまうこともあります。
できるだけやんわりと伝えつつ、誘ってくれたことへの感謝の気持ちも忘れないようにしましょう。
基本の構成
- 挨拶とお礼：誘ってくれたことへの感謝を伝える
- 欠席の意向：理由をシンプルに伝える
- 代替案やフォロー：他の日に会う提案をするなど
① 食事の誘いを断る場合
○○へ
誘ってくれてありがとう！
すごく行きたかったんだけど、その日は予定が入ってて行けなさそう…ごめんね💦
でも、また○○のおすすめのお店に行きたいし、別の日にご飯行こうよ！
日程決まったら教えてね〜！
また連絡するね！
✅ ポイント
- 断るだけで終わらず、「次の機会」を提案する
- 申し訳ない気持ちを伝えることで、相手も気分を害しにくい
② 飲み会の誘いをやんわり断る場合
○○へ
飲み会の誘いありがとう！
久しぶりにみんなと会いたかったんだけど、その日はちょっと体調が微妙で…💦
無理して行って迷惑かけるのも申し訳ないから、今回は遠慮しとくね🙏
次回があればぜひ行きたいから、また誘ってね！
楽しんできて〜！🍻
✅ ポイント
- 「無理して行くと迷惑をかけるかも」という理由を入れると、相手も納得しやすい
- 「次回はぜひ行きたい」と伝えることで、関係を良好に保てる
③ 旅行の誘いをやんわり断る場合
○○へ
旅行の計画立ててくれてありがとう！
めちゃくちゃ楽しそうだから行きたかったんだけど、ちょっと仕事の関係で今回は難しそう…💦
みんなで楽しんできてね！写真とか送ってくれたら嬉しいな♪
次の機会があれば、ぜひ誘ってね！
✅ ポイント
- 「楽しそうだから行きたかった」と気持ちを伝える
- 旅行の報告をお願いすると、次につながりやすい
④ カラオケ・映画の誘いをやんわり断る場合
○○へ
カラオケ（映画）行こうって誘ってくれてありがとう！
行きたいんだけど、ちょっと最近バタバタしてて…😣
せっかくだし、また時間あるときに行こう！
○○が観たい映画、教えてくれたら次回合わせるよ🎵
また連絡するね！
✅ ポイント
- 「最近バタバタしていて」という理由は使いやすい
- 相手に「どんな映画を観たいか教えて！」と話を続けることで、関係がスムーズに保てる
⑤ 誕生日パーティーの参加を断る場合
○○へ
誕生日パーティーに誘ってくれてありがとう！
本当は直接お祝いしたかったんだけど、その日は家族の予定があって行けそうにないの💦
でも、お誕生日おめでとう！🥳🎂✨
後日、お祝いさせてもらえたら嬉しいな！
素敵な1日を過ごしてね♪
✅ ポイント
- 直接行けなくても「お祝いしたい気持ち」をしっかり伝える
- 「後日お祝いしたい」とフォローすることで、相手も寂しく感じにくい
友達への参加できないメールでは、以下の点を意識すると円滑に断ることができます。
- まずは誘ってくれたことに感謝する：「誘ってくれてありがとう！」
- やんわりと断る理由を伝える：「ちょっと予定が入ってて」「最近バタバタしてて」
- 代わりの提案をする：「また別の日に行こう」「次回はぜひ！」
- ポジティブな言葉で締めくくる：「楽しんできてね！」「また連絡するね！」
どのケースでも、断るだけで終わらず、次の機会を提案すると相手との関係を良好に保てます。
ビジネスとプライベートで使える欠席の返事の文例ポイント
●メールやはがきで失礼にならない表現
●欠席でも好印象を残すための一言添えるコツ
返信期限を守るための注意点
招待や依頼の返信を送る際は、期限を守ることが大切です。
返信が遅れると、相手の準備に影響を与える可能性があり、失礼にあたることもあります。
ここでは、返信期限を守るためのポイントを紹介します。
返信期限を守るためのポイント
- できるだけ早く返信する
招待状や依頼を受け取ったら、できるだけ早めに返信しましょう。出席の場合は2〜3日以内、欠席の場合でも1週間以内に連絡するのが望ましいです。 - 返信が遅れる場合は事前に伝える
予定が確定していない場合は、「○日までにはお返事いたします」と期限を伝えておくと、相手も準備しやすくなります。 - メールの見落としを防ぐ工夫をする
ビジネスメールの場合は、返信を後回しにすると忘れてしまうことがあります。すぐに対応できない場合は、フラグを立てる、リマインダーを設定するなどの対策をしましょう。 - 返信期限を過ぎた場合は謝罪を添える
万が一、期限を過ぎてしまった場合は、「お返事が遅くなり申し訳ありません」と一言添えると、相手に与える印象が良くなります。
遅れずに返信するための工夫
- スマートフォンのメモ機能やカレンダーを活用する
- 重要なメールは「未読」のままにしておく
- リマインダーを設定し、通知で思い出せるようにする
返信を適切なタイミングで行うことで、相手に対する誠意を示し、良好な関係を築くことができます。
メールやはがきで失礼にならない表現
ビジネスやフォーマルな場面では、メールやはがきの返信時に失礼にならない表現を選ぶことが大切です。
言葉遣いや文の構成によって、相手に与える印象が大きく変わるため、丁寧な言い回しを意識しましょう。
避けるべき表現
- 略語やカジュアルすぎる言葉
メールでは「○○(株)」「○○さん」といった略語や口語表現を避け、正式な書き方を心がけましょう。例えば、「（株）」ではなく「株式会社」、「○○さん」ではなく「○○様」と記載するのが適切です。 - 否定的・強い断定表現
「行けません」「無理です」といった強い断定表現は、冷たい印象を与える可能性があります。代わりに、「あいにく」「申し訳ありませんが」「今回は見送らせていただきます」など、柔らかい表現を使うのが望ましいです。 - 短すぎる返信
事務的に「欠席します」「出席します」と一言だけ返信するのは、無礼に感じられることがあります。招待のお礼や、欠席する場合にはお詫びの言葉を添えると、丁寧な印象になります。
失礼にならない丁寧な表現
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご多忙のところ恐縮ですが」
→ 相手の時間を気遣う表現として有効です。 - 「せっかくお誘いいただきましたのに」「心苦しく存じますが」
→ 断る際に、相手の好意を尊重する言葉を入れると、印象が良くなります。 - 「今後ともよろしくお願いいたします」「またの機会を楽しみにしております」
→ 関係を継続させる意志を伝える一文を加えることで、良好な印象を保てます。
具体的な文例
ビジネスメールでの欠席の返信例
○○株式会社
総務部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度は○○のご招待をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は別件があり、出席が難しい状況です。
せっかくの機会にご一緒できず残念ですが、成功を心よりお祈り申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
□□
返信はがきの例
ご招待いただき誠にありがとうございます。
残念ながら都合がつかず欠席させていただきますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
このように、短い文章でも敬意を表す一文を添えることで、失礼のない対応ができます。
欠席でも好印象を残すための一言添えるコツ
欠席の連絡をする際、ただ「行けません」と伝えるだけでは、相手にそっけない印象を与えてしまいます。
欠席する場合でも、好印象を残すために、気遣いのある一言を添えることが大切です。
好印象を残すためのポイント
- 招待への感謝を伝える
まずは「お誘いいただきありがとうございます」「ご招待を賜り、心より感謝申し上げます」といった感謝の言葉を入れましょう。これにより、相手の気持ちを尊重していることが伝わります。 - 欠席のお詫びを添える
「大変申し訳ございませんが」「せっかくお声がけいただきましたのに」といったお詫びの一言を加えると、相手への配慮が感じられます。 - 相手やイベントを気遣う言葉を加える
「盛会となりますことをお祈りしております」「素晴らしい会になりますよう願っております」などの言葉を添えると、欠席でも前向きな印象を残せます。 - 今後の関係を意識した一文を加える
「次の機会にはぜひ参加させていただきたく存じます」「また別の機会にお会いできることを楽しみにしております」といった一言を加えると、今後も関係を続けたい意思が伝わります。
具体的な文例
ビジネスメールでの欠席連絡例
○○株式会社
広報部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
この度は○○のご招待をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は別件の業務があり、出席が難しい状況です。
せっかくの機会に参加できず残念ですが、皆様のご活躍をお祈り申し上げます。
次回の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
□□
友達向けの欠席連絡例
○○へ
誘ってくれてありがとう！
すごく楽しみにしてたんだけど、ちょっと予定が入ってて行けなくなっちゃった…。ごめんね。
また別の日にご飯行こうよ！○○のおすすめのお店、行ってみたいし♪
日程決まったら教えてね！
また連絡するね～！
このように、ビジネスでもプライベートでも、欠席の際には一言気遣いを添えることで、相手に好印象を残すことができます。
欠席の返事の文例とマナーの総まとめ
ビジネスやプライベートでの欠席の返事は、相手に失礼のないよう適切なマナーを守ることが大切です。
返信の際は、相手への感謝やお詫びの気持ちを伝え、今後の関係を意識した一言を添えると、印象がよくなります。
欠席の返事を送る際の基本マナー
- 早めに返信する（出席は2～3日以内、欠席は1週間以内が目安）
- 宛名の修正を忘れずに（はがきの「行」「宛」は二重線で消し「御中」「様」に訂正）
- 出欠の表記ルールを守る（「ご出席」「ご欠席」の「ご」は二重線で消す）
- 感謝・お詫び・今後の関係を考えた一言を添える
出欠はがきの書き方とポイント
- 出席の場合：「出席させていただきます」と丁寧に記載し、お祝いの言葉を添える
- 欠席の場合：「残念ながら欠席させていただきます」と記載し、相手を気遣うメッセージを加える
- 返信期限を守り、相手の準備を考慮する
ビジネスでの欠席の返事の文例
メールの構成
- 宛名（会社名・役職名を正しく記載）
- 挨拶と感謝（「お誘いいただきありがとうございます」など）
- 欠席の意向（理由を簡潔に伝える）
- 今後の関係を考えた一言（「次回はぜひ参加したい」「盛会をお祈りします」など）
欠席メール例文
- 会議の欠席：「当日は別件があり、参加が難しいですが、後日議事録を拝見させていただきます。」
- 研修・セミナーの欠席：「次回の開催時にはぜひ参加を検討したく存じます。」
- 会食の欠席：「また別の機会にご一緒できれば幸いです。」
- 展示会・イベントの欠席：「貴社の成功を心よりお祈り申し上げます。」
- 社内懇親会の欠席：「次回の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。」
友達向けの欠席の返事の文例
友達とのやり取りでは、カジュアルな表現でOKですが、やんわりと断りつつ相手を気遣うことが大切です。
欠席メール例文
- 食事の誘い：「すごく行きたかったんだけど、その日は予定が入ってて行けなさそう…ごめんね💦 また別の日に行こう！」
- 飲み会の誘い：「体調が微妙で、無理して行くと迷惑かけちゃいそうだから、今回は遠慮しとくね🙏」
- 旅行の誘い：「めちゃくちゃ楽しそうだけど、今回は仕事の関係で難しそう…次はぜひ！」
- 映画・カラオケの誘い：「最近バタバタしてて…次に○○が観たい映画、一緒に行こう！」
- 誕生日パーティーの欠席：「本当は直接お祝いしたかったんだけど、その日は家族の予定があって行けそうにないの💦 後日お祝いさせてね！」
返信期限を守るための注意点
- 返信はできるだけ早めに（特に出席の場合は2～3日以内）
- 予定が未確定なら、返信期限を伝える（「○日までにお返事いたします」など）
- 返信を忘れないために、リマインダーや未読管理を活用する
- 期限を過ぎた場合は謝罪の一言を添える（「お返事が遅くなり申し訳ありません」など）
メールやはがきで失礼にならない表現
避けるべき表現
- 「無理です」「行けません」といった強い否定表現
- 「（株）」「○○さん」などの略語やカジュアルすぎる表現
- 事務的な「欠席します」のみの返信
好印象を与える表現
- 「せっかくお誘いいただきましたのに」「心苦しく存じますが」
- 「またの機会を楽しみにしております」「次回はぜひ参加させていただきます」
- 「成功を心よりお祈り申し上げます」「素晴らしい会になりますよう願っております」
適切なマナーと文例を活用し、ビジネス・プライベートともに失礼のない欠席の返事を心がけましょう。
