急な予定変更や体調不良、仕事の都合などで、予約をキャンセルしなければならない場面は、誰にでも起こり得るものです。ですが、相手が飲食店や美容院、病院、ビジネス関係者などである場合、ただ一言「キャンセルします」と伝えるだけでは、印象を悪くしてしまうことがあります。特に直前でのキャンセルは、相手にとって大きな迷惑となるため、きちんとしたお詫びの言葉が欠かせません。
この記事では、そうした場面で役立つ予約キャンセル時のお詫び文例を、シチュエーション別にご紹介します。メールでの連絡や電話での伝え方など、実際に使いやすい表現を多数掲載していますので、相手に配慮した丁寧な対応ができるようになります。形式だけでなく、気持ちが伝わるお詫びの伝え方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
- 予約をキャンセルする際の適切なお詫びの伝え方
- シーン別のキャンセル時に使える文例
- メール・電話で使える丁寧な表現
- ビジネスやプライベートなど用途別の文例
よくある予約キャンセル時のお詫び文例
予約をキャンセルする際には、相手の立場を思いやる丁寧な言葉遣いが重要です。特に予約先が店舗や個人経営のサービスであれば、突然の変更は相手にとって損失や迷惑につながることもあります。だからこそ、誠意を伝えるお詫びの文章が求められます。
① 飲食店への予約キャンセル（前日連絡）
○○様
明日○月○日○時に予約しておりました○○です。
急な都合により、誠に申し訳ありませんが、
予約をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となりご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。
またの機会にぜひ伺わせていただきたく思います。
② 美容院の予約キャンセル（当日朝に連絡）
○○様
本日○時に予約しておりました○○と申します。
急な体調不良のため、当日のキャンセルとなってしまい大変申し訳ありません。
ご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。
体調が回復次第、改めて予約をお願いできればと存じます。
③ 病院の予約キャンセル（子どもの体調不良）
○○医院様
○月○日○時に予約をしておりました○○です。
子どもの急な体調不良により、
予約をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
ご対応いただいていたところ恐縮ですが、
また別日程でご相談できればと思っております。
④ エステの予約キャンセル（前日夜に連絡）
○○様
○月○日○時にエステの予約をしておりました○○と申します。
都合により、誠に勝手ながらキャンセルをお願いしたくご連絡差し上げました。
直前でのご連絡となり申し訳ありません。
また日を改めて伺いたく思っております。
⑤ 歯科医院のキャンセル（仕事都合）
○○歯科様
○月○日○時の予約をしておりました○○です。
急な仕事の都合により、当日お伺いすることが難しくなってしまいました。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
再度の予約については、日程が分かり次第ご連絡させていただきます。
⑥ ネイルサロンのキャンセル（電車遅延）
○○様
本日○時の予約をしておりました○○と申します。
交通機関の大幅な遅延により、予定の時間に間に合わない見込みです。
そのため、誠に申し訳ありませんが、キャンセルとさせていただければ幸いです。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
⑦ カフェの席予約のキャンセル（グループ全員でキャンセル）
○○様
○月○日○時に5名での席予約をしておりました○○です。
メンバーの都合がつかなくなり、やむを得ずキャンセルのご連絡を差し上げました。
直前の変更でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
また機会があれば、改めて予約をさせていただきたく思います。
⑧ 友人とのレストラン予約キャンセル（代表者から）
○○様
○月○日○時に友人3名での予約をしておりました○○です。
本日、メンバー全員が都合が合わなくなり、
予約をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡でご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。
また改めて予約の相談をさせていただければ幸いです。
⑨ ビジネスの打ち合わせ予約キャンセル（メール）
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日○時に予定しておりました打ち合わせについて、
急な業務対応により出席が難しくなってしまいました。
誠に申し訳ございませんが、日程を変更させていただければと存じます。
代替の候補日を追ってご連絡いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
⑩ セミナー参加予約キャンセル（イベント）
○○様
○月○日に参加予定だったセミナーについて、私用の都合で参加が難しくなってしまいました。
大変恐縮ですが、キャンセルのご連絡を差し上げます。
事前準備などいただいていたことと存じますが、誠に申し訳ございません。
今後の開催情報もぜひ拝見させていただきます。
ビジネス向けの予約キャンセルの文例
ビジネスシーンでの予約キャンセルは、相手との信頼関係に関わることが多いため、特に慎重な対応が求められます。カジュアルな言い回しや省略表現は避け、丁寧で誠実な文章を意識することが大切です。
① 打ち合わせの直前キャンセル（社内緊急対応のため）
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
本日予定しておりました打ち合わせですが、社内の急な対応が入り、
やむを得ずキャンセルさせていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
改めて日程をご相談させていただければと考えておりますので、
何卒よろしくお願いいたします。
② 訪問のキャンセル（担当者不在）
株式会社○○
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定しておりました訪問について、当社担当者が急遽不在となってしまい、
誠に勝手ながらキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
お時間をいただいていたにもかかわらず申し訳ございません。
改めて日程の調整をさせていただきますので、よろしくお願いいたします。
③ オンライン会議のキャンセル（システムトラブル）
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
本日予定しておりましたオンラインミーティングですが、
当社システムに障害が発生し、予定通りの実施が困難となりました。
大変申し訳ありませんが、やむを得ずキャンセルとさせていただきます。
復旧次第、改めてご連絡差し上げますので、どうぞよろしくお願いいたします。
④ 商談のキャンセル（スケジュール重複）
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定しておりました商談について、
社内スケジュールの調整不備により、他予定と重複してしまいました。
誠に申し訳ございませんが、日程の再調整をお願いできますと幸いです。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
⑤ 展示会・イベント参加のキャンセル
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定していた展示会参加についてですが、
社内都合により急遽見送りとさせていただくこととなりました。
せっかくの機会をいただきながら、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
また次回の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。
⑥ 営業訪問のキャンセル（訪問先都合）
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日の訪問についてご調整いただいておりましたが、
貴社ご担当者様よりご都合がつかなくなったとのご連絡を頂戴いたしましたため、
キャンセルとさせていただきます。
日程については、またご都合の良い日時をお知らせいただけましたら幸いです。
⑦ 契約説明の予約キャンセル（社内審議の遅れ）
○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定しておりました契約内容のご説明についてですが、
社内での審議が長引いており、現段階での説明が難しくなっております。
誠に恐縮ですが、日程を再調整させていただければと存じます。
ご理解いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
⑧ 取材・インタビュー依頼のキャンセル
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定しておりました取材につきまして、
社内広報部門との日程調整が難航しており、
今回はキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
ご期待に添えず誠に申し訳ございません。
また別の機会がございましたら、改めてご連絡申し上げます。
⑨ 人事面談の予約キャンセル（候補者都合）
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定しておりました人事面談について、
応募者ご本人より日程変更のご希望がありましたため、
いったんキャンセルとさせていただきます。
再設定のご希望があり次第、再度ご連絡差し上げますので、
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
⑩ 講演・セミナー依頼のキャンセル（講師都合）
○○様
お世話になっております。○○株式会社の○○です。
○月○日に予定しておりました講演につきまして、講師の健康上の都合により、
誠に申し訳ございませんが、キャンセルをお願いせざるを得なくなりました。
関係各所には多大なご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
別の機会で改めてご調整いただけましたら幸いです。
飲食店の予約キャンセル時のお詫び文例
飲食店への予約キャンセルは、できるだけ早めに連絡することが基本です。席を確保し、準備をしてくれている相手の都合を考え、丁寧なお詫びと状況説明を行うようにしましょう。
① 体調不良による当日キャンセル【メール】
○○様
本日○月○日○時に予約しておりました○○と申します。
大変申し訳ありませんが、体調を崩してしまい、急きょ来店が難しくなりました。
直前のご連絡となりご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。
また体調が戻りましたら、改めて予約させていただければと思っております。
② 複数人での予約をグループごとキャンセル【メール】
○○様
○月○日○時に5名での予約をしておりました○○です。
メンバー全員の都合がつかなくなってしまい、
やむを得ずキャンセルのご連絡を差し上げました。
ご準備いただいていたところ申し訳ございません。
また機会がありましたら、ぜひ利用させていただきたく思っております。
③ 前日夜に翌日の予約をキャンセル【メール】
○○様
明日○月○日○時に予約しておりました○○です。
急な予定変更があり、誠に恐縮ですが、
キャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となってしまい、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
また改めて伺える日程が整いましたら、ご予約をお願いできればと思っております。
⓸ 体調不良で当日のキャンセルを電話で伝える場合【口頭】
本日、体調を崩してしまいまして、誠に申し訳ないのですが、キャンセルをお願いできますでしょうか。
直前のご連絡になってしまい、ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。」
② グループでの来店を電話でキャンセルする場合【口頭】
大変申し訳ないのですが、急に全員の予定が合わなくなってしまいまして、キャンセルさせていただきたいと思いご連絡しました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。また日を改めて伺わせていただきます。」
③ 前日の夜に翌日の予約をキャンセルする場合【口頭】
急な予定変更がありまして、キャンセルのお願いでお電話しました。
ご準備いただいていたところ申し訳ありません。別の機会にぜひ伺いたいと思っております。」
美容院予約のキャンセルに使える例文
美容院のキャンセル連絡では、特に時間帯や直前かどうかによって相手の負担が変わるため、配慮が必要です。予約時間が迫っている場合は、電話での連絡も検討しましょう。
① 当日朝に体調不良でキャンセルする場合【メール】
○○様
本日○時に予約しておりました○○です。
体調不良により、やむを得ず本日の予約をキャンセルさせていただきたく
ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
体調が回復しましたら、改めて予約をお願いできればと思っております。
② 前日に予定変更があってキャンセルする場合【メール】
○○様
明日○時に予約を入れておりました○○と申します。
急な予定変更が入り、誠に申し訳ございませんが、
キャンセルをお願いしたくご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
また都合が合いましたら、改めて予約させていただきますので、
よろしくお願いいたします。
③ 子ども関連の事情で当日キャンセルする場合【メール】
○○様
本日○時に予約をしていた○○です。
子どもの急な体調不良があり、どうしても外出が難しくなってしまいました。
当日のキャンセルとなってしまい、大変申し訳ございません。
また落ち着きましたら、改めて予約をさせていただきたいと考えております。
⓸ 当日朝に体調不良でキャンセルする場合【口頭】
本日、体調が優れず外出が難しいため、キャンセルをお願いしたくお電話いたしました。
直前のご連絡になってしまい、大変申し訳ありません。」
② 前日に急な予定変更でキャンセルする場合【口頭】
申し訳ないのですが、急な予定が入ってしまい、キャンセルをお願いできますでしょうか。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。また日を改めて予約させていただければと思っています。」
③ 子ども関連の理由で当日キャンセルする場合【口頭】
子どもが体調を崩してしまい、本日伺うことが難しくなってしまいました。
急なご連絡になり申し訳ありませんが、キャンセルをお願いできますでしょうか。
またあらためて予約させていただきたいと思っております。」
急な予約キャンセルに対応するお詫び文例集
急に予約をキャンセルしなければならなくなった場合でも、相手への配慮を忘れず、できる限り速やかに連絡することが大切です。特に直前でのキャンセルは相手に負担がかかりやすいため、謝意と事情説明を明確に伝える必要があります。
体調不良によるキャンセルのお詫びメール例
体調を崩してしまった場合は、無理に予定を続行するよりも、早めにキャンセルの連絡を入れる方が賢明です。相手に心配をかけないように配慮しつつ、率直に事情を伝える文章を心がけましょう。
○○様 お世話になっております。○月○日○時に予約をしておりました○○です。 本日、体調を崩してしまい、やむを得ずキャンセルのご連絡を差し上げました。 急なご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。 ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。 また体調が回復しましたら、改めてご予約させていただきたく存じます。
このような場合、無理に詳細な病状を伝える必要はありません。むしろ、簡潔に伝えることで相手の負担を減らすことができます。
仕事都合で予約をキャンセルする際の文例
仕事の都合で予定を変更せざるを得ないことは、誰にでも起こり得ることです。しかし、直前になってしまう場合は、相手への影響も大きくなるため、誠意を込めて謝意を伝える必要があります。
○○様 ○月○日に予約を入れておりました○○です。 大変申し訳ありませんが、勤務先での急な会議が入ってしまい、 予定通りの来訪が難しくなりました。 このたびのキャンセルにより、ご迷惑をおかけいたしましたことを 心よりお詫び申し上げます。 改めて都合の良い日程をご連絡させていただきたく存じます。
前述の通り、キャンセルの連絡はなるべく早く行うことが基本です。仕事が理由であっても、それを免罪符にせず、丁寧な姿勢を保つことが大切です。
再予約をお願いする際のお詫び文例
一度予約をキャンセルした後に再度予約をお願いする場合は、まず初めにキャンセルに対するお詫びを丁寧に伝えることが大切です。そのうえで、再予約の希望を具体的に示すことで、相手に配慮した印象を与えられます。
予約を受ける側にとっては、空き時間の調整や準備のやり直しが発生することもあるため、お願いの仕方にも気を配りましょう。
○○様 先日は予約をキャンセルすることとなり、大変ご迷惑をおかけいたしました。 改めて深くお詫び申し上げます。 もし可能であれば、○月○日の○時頃に再度予約をお願いできればと思い、 ご連絡差し上げました。 ご都合の良い日時がありましたら、合わせてご案内いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。
このように、先に謝罪を伝えた上で、具体的な希望日時を添えることで、相手にとっても返信しやすい内容になります。
キャンセル理由を丁寧に伝える文例
予約をキャンセルする際、相手が納得しやすいよう、理由を曖昧にせず丁寧に伝えることが信頼関係を保つ鍵になります。ただし、必要以上に詳しく述べる必要はなく、簡潔に配慮のある説明を心がけると良いでしょう。
例えば、体調不良、仕事の都合、家庭の事情など、事情が明確であればそれを軽く触れるだけでも十分です。
○○様 ○月○日に予約しておりました○○です。 急な家庭の事情により、当日お伺いすることが難しくなってしまいました。 ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。 また日を改めてご予約をお願いできればと考えております。 どうぞよろしくお願いいたします。
このように、理由をしっかり伝えることで、相手も状況を理解しやすくなり、不信感を持たれにくくなります。
ビジネスメールでのお詫び文例の書き方
ビジネスの場面でのお詫びメールは、相手との関係を良好に保つために特に注意が必要です。カジュアルすぎる言い回しや省略表現は避け、丁寧な敬語を用いながら、落ち着いた文章構成を心がけましょう。
メールではまず件名で用件が一目でわかるようにし、本文では「謝罪」「事情の説明」「今後の対応」の順で構成すると読みやすくなります。
件名：【お詫びと日程変更のお願い】○月○日の打ち合わせについて 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。○○株式会社の○○です。 ○月○日に予定しておりました打ち合わせについて、急な業務対応が発生したため、 誠に申し訳ありませんが、日程の変更をお願いできればと考えております。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。 代替日程のご提案をさせていただきたく、別途ご連絡差し上げますので、 何卒ご確認のほどよろしくお願いいたします。
このように、丁寧かつ的確に情報を伝えることで、ビジネスにおける信頼を損なわずに済みます。
予約キャンセル時のお詫び文例まとめ
予約をキャンセルする場面では、相手への配慮を欠かさない丁寧なやりとりが求められます。特に飲食店や美容院、病院など、サービス提供側が事前に準備をしている場合、キャンセルは直接的な迷惑や損失につながるため、誠意を込めたお詫びが必要です。キャンセル理由は「体調不良」「仕事都合」「家庭の事情」など様々ですが、文例を使う際には自分の状況に合ったものを選びましょう。
文面では「予約日時」「氏名」「理由」「謝罪」「今後の希望（再予約の意思）」を簡潔かつ誠実に盛り込むことが重要です。ビジネスシーンではより慎重な言葉遣いと構成が求められ、件名や文章全体のトーンにも注意が必要です。
ここでは、シチュエーションごとのお詫び文例を多数紹介しており、メール・電話の両方に対応した実用的な表現を網羅しています。こうした文例を参考に、信頼を損なわないスマートな対応を心がけましょう。
