日程調整のメールを受け取ったとき、どのように返信し、どのように承諾を伝えるべきか迷う場面は多いものです。特に商談や会議、面接、訪問など、シーンによって求められる丁寧さや書き方は少しずつ変わります。そこで本記事では、相手に安心してもらえる日程調整メールの返信方法をわかりやすくまとめ、承諾を伝える際に役立つ例文をシーン別に紹介します。
相手が確認しやすいように日時を明確に書くこと、必要な情報を簡潔に添えることなど、押さえておきたい基本ポイントもあわせて整理しています。丁寧で読みやすい承諾メールを書くためのヒントを知っておくことで、日程のやり取りがスムーズになり、ビジネスの印象もさらに良くなります。
- 日程調整メールに返信するときの基本的な書き方とマナー
- 日程の承諾を相手に正確かつ丁寧に伝える方法
- シーン別に使える日程調整メールの承諾例文
- 日程変更や再調整が必要な場合の適切な対応方法
日程調整メールの返信と承諾の基本ポイント
●日程調整メール承諾の伝え方
●日程調整メール件名の作り方
●日程変更や再調整メール対応の注意点
日程調整メール返信マナーの要点
日程調整のメールに返信するときは、なるべく早く返すことが大きなポイントです。予定はお互いの時間に関わるため、返信が遅いと相手の予定も組みにくくなります。すぐに返事が難しい場合でも、「確認してから改めてご連絡します」とひと言送っておくと安心されます。
返信の文面では、まずメールをもらったお礼と、打ち合わせなどに前向きであることを伝えます。そのうえで、送られてきた候補日の中から自分の都合のよい日時をはっきりと書きましょう。もしどれも合わない場合は、「申し訳ありませんが」と一言添えて、こちらの候補日をいくつか提示するとスムーズです。
また、相手が読み間違えないよう、日時は自分の言葉で改めて書き直すのが安心です。オンラインか、訪問か、同席者の人数など、必要な確認事項があれば簡単に触れておくと、当日の行き違いも防げます。全体的に気持ちのよい言葉づかいを心がけると、やり取りも整いやすくなります。
日程調整メール承諾の伝え方
日程調整のメールで「その日で大丈夫です」と伝えるときは、相手が安心できるように、はっきりとわかりやすい文章にすることが大切です。まずは連絡をもらったことへのお礼を添えます。そのあとで、「○月○日（○）の14時からで承知しました」のように、相手が挙げた日時をそのまま書き直して返信すると誤解が起きません。
また、会う場所や方法（オンラインなのか訪問なのか）、同席者がいる場合など、相手に共有しておいたほうが良いことがあれば、ひと言添えておくと親切です。「当日は資料をお持ちします」「URLを前日までに送ります」など、軽い一言でも相手の準備がしやすくなります。文章の語尾を少しやわらかくまとめると、全体に落ち着いた印象になります。
日程調整メール件名の作り方
件名は、メールを開く前に内容が伝わるようにすると、相手にとってとても親切です。長くなりすぎないよう意識しながら、「日程調整」「打ち合わせ」「返信」「承諾」などの言葉を入れておくと、目的がすぐにわかります。
たとえば、「打ち合わせ日程調整の件」や「日程承諾のご連絡」などが分かりやすい形です。急ぎの場合は、文頭に「至急」を付けることで気づいてもらいやすくなります。件名は大げさにする必要はなく、必要な情報だけを短くまとめることが大切です。これだけで、相手もスケジュールを立てやすくなります。
日程変更や再調整メール対応の注意点
一度決めた日程を変えるときは、相手に負担をかけてしまうため、いつも以上に気をつけた書き方が必要です。まずは、変更をお願いすることへのお詫びをはっきり伝えます。「申し訳ありませんが」や「ご迷惑をおかけしてしまい恐縮ですが」など、やわらかい言い方で気持ちを添えると、相手も受け取りやすくなります。
次に、変更が必要になった背景を、短く触れる程度で説明します。あまり細かく書く必要はなく、「急な社内予定が入ってしまいまして」など、相手が状況を想像しやすい一言があれば十分です。
そのうえで、新しい候補日をいくつか出しておくと、相手も選びやすくなります。たとえば3つほど日時を示し、どれも難しいようなら都合のよい日を教えてもらえるような文を添えておくとスムーズです。候補日は曜日も書き添えておくと、読み間違いを防げます。
メールの最後には、もう一度お詫びの言葉を入れ、お願いする気持ちが伝わるようにまとめます。全体を通して、落ち着いた文調でていねいに伝えることが大切です。相手の時間を大事にする姿勢が見えると、日程変更の相談もしやすくなります。
日程調整メールで承諾の返信例文を相手別に解説
●会議日程調整メール返信の例文
●社内の日程調整メール返信方法
●その他の承諾メール返信文例
商談の日程調整メールを返信
商談の日程について連絡をもらったときは、相手が次の予定を立てやすいように、できるだけはっきりと返すことが大切です。まずは「ご連絡ありがとうございます」など、受け取ったことへのお礼を添えます。そのあとで、提示された候補日時の中から自分が調整できる時間をそのまま書き写す形で伝えると、誤解なく伝わります。
①【一般的な承諾】相手の提示日程をそのまま承諾するメール
件名：商談日程の件（承諾）
△△株式会社
□□様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の××です。
商談日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記の日程にて承知いたしました。
【確定日時】
○月○日（○） 14:00〜15:00
当日は私が担当として参加いたします。
オンライン実施とのこと、ミーティングURLをご共有いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇株式会社
営業部 ×× ××
TEL：
MAIL：
――――――――――
②【複数候補から1つを承諾する場合】選んだ日時を明確に示すメール
件名：商談日程の件（承諾）
△△株式会社
□□様
お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
商談日程の候補をご提示いただきありがとうございます。
以下の日程にて承知いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
【承諾日時】
○月○日（○） 10:00〜11:00
当日は弊社より2名で参加予定です。
対面とのこと、△△ビル受付へ10時に伺います。
ご調整いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇株式会社
営業部 ×× ××
TEL：
MAIL：
――――――――――
③【商談前の事前情報を添えて承諾するメール】信頼感を高めたい場合に使える文例
件名：商談日程の承諾につきまして
△△株式会社
□□様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
商談日程をご提示いただき、ありがとうございます。
ご案内いただいた以下の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 15:00〜16:00
当日は商談の進行をスムーズにさせるため、
事前に簡単な資料をお送りいたします。
ご確認いただけますと幸いです。
当日お会いできますことを楽しみにしております。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇株式会社
営業部 ×× ××
TEL：
MAIL：
――――――――――
また、どの候補も合わないときは、無理に合わせようとせず、お詫びを添えて自分の候補日をいくつか提案します。相手に負担をかけないためにも、「ご都合の良い日時があればお知らせください」とやわらかい言い方で閉じると印象が良くなります。
会議日程調整メール返信の例文
会議の日程を確認するメールへの返信では、チーム内の動きを考えて、早めの返事を心がけるとスムーズです。まずはお礼の言葉を添え、参加できる日時を明確に伝えます。同時に、会議室やオンラインURLの確認が必要であれば、ひと言添えておくと安心です。
①【社外向け】相手の提示した会議日程をそのまま承諾するメール
件名：会議日程の件（承諾）
△△株式会社
□□様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の××です。
会議日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
下記の日時にて承知いたしました。
【確定日時】
○月○日（○） 13:00〜14:00
当日はオンラインで参加いたしますので、ミーティングURLをご共有いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇株式会社
×× ××
TEL：
MAIL：
――――――――――
②【社内向け】上司・同僚からの日程調整依頼に承諾するメール
件名：会議日程について（承諾）
○○部 △△様
お疲れ様です。××です。
ご連絡いただいた会議日程について、
下記の日時で問題ございません。
【承諾日時】
○月○日（○） 10:00〜11:00
事前に資料が必要な場合はお知らせください。
当日はよろしくお願いいたします。
③【プロジェクト関連】複数名が参加する会議日程の承諾と参加メンバー共有メール
件名：会議日程の承諾と参加メンバーについて
△△プロジェクト事務局 御中
お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
会議日程のご案内をいただき、ありがとうございます。
以下の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 15:00〜16:00
弊社からは私に加えて、技術担当の□□も参加予定です。
当日使用する資料につきましては、前日までにお送りいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇株式会社
×× ××
TEL：
MAIL：
――――――――――
もし参加が難しい場合でも、ただ断るのではなく、ほかのメンバーの代理出席が可能かどうか、または別日時が調整できるかなど、次の動きにつながる一文を入れておくと親切です。全体的に落ち着いた文章にまとめることで、相手にも安心してもらえます。
社内の日程調整メール返信方法
社内での日程調整メールは、社外よりも少し気軽ですが、相手の予定を動かす点は同じなので、ていねいさは大切です。返信するときは、まず「お疲れ様です」などのあいさつから入り、依頼を受け取ったことを短く伝えます。
①【上司からの日程調整依頼に承諾する場合】
件名：会議日程について（承諾）
○○部 △△部長
お疲れ様です。××です。
ご連絡いただいた会議日程について、
下記の日時で承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 15:00〜16:00
当日使用する資料は前日までに準備し、共有いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
②【同僚からの調整依頼に承諾する場合】カジュアルすぎない丁寧表現
件名：打ち合わせ日程の件（承諾）
○○部 △△さん
お疲れ様です。××です。
ご提案いただいた打ち合わせ日程ですが、
以下の時間で問題ありません。
【承諾日時】
○月○日（○） 11:00〜11:30
必要な資料があれば事前に共有しますので、
気になる点があればお知らせください。
よろしくお願いします。
③【プロジェクトの定例会議日程を承諾する場合】参加メンバー情報付き
件名：定例会議日程の承諾について
○○プロジェクト △△様
お疲れ様です。××です。
ご案内いただいた定例会議の日程について、
下記の日時で参加いたします。
【承諾日時】
○月○日（○） 9:30〜10:30
当日は私と技術担当の□□の2名で参加予定です。
必要事項があればご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
もし日程が合わない場合でも、「その時間は別の予定があるので難しいです」と率直に伝えつつ、「午後なら空いています」「翌日であれば調整できます」など、代わりの日時があれば添えておくと親切です。社内のやり取りはスピードも大事なので、早めに返信することを意識しましょう。
その他の承諾メール返信文例
①【採用】一次面接の日程承諾メール
件名：一次面接日程の承諾について
△△株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。××です。
ご案内いただいた一次面接の日程につきまして、
下記の日時で承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 14:00〜14:30（オンライン）
当日はよろしくお願いいたします。
②【採用】最終面接の承諾メール（対面の場合）
件名：最終面接日程の承諾について
△△株式会社
採用担当 ○○様
お世話になっております。××です。
ご連絡いただいた最終面接の日程について、
以下の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 10:00〜11:00（本社オフィス）
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
③【取材】メディア取材の日程承諾メール
件名：取材日程について（承諾）
□□メディア
取材担当 ○○様
お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
ご提案いただいた取材日程について、
下記の日時で承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 15:00〜16:00（オンライン）
当日はよろしくお願いいたします。
④【取材】撮影・収録のスケジュール承諾メール
件名：撮影スケジュールの承諾について
○○制作会社
△△様
お世話になっております。××です。
ご連絡いただいた撮影日程について、
以下の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 9:00〜12:00
よろしくお願いいたします。
⑤【訪問】顧客訪問の日程承諾メール
件名：訪問日程の件（承諾）
△△株式会社
□□様
お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
訪問日程についてご連絡いただきありがとうございます。
下記の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 13:30〜14:30
当日はよろしくお願い申し上げます。
⑥【訪問】点検・メンテナンス訪問の日程承諾メール
件名：点検訪問日程の承諾について
△△サービスセンター
○○様
お世話になっております。××です。
ご提案いただいた点検訪問日程について、
以下の通り承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 10:00〜11:00
当日はよろしくお願いいたします。
⑦【研修】企業研修への参加日程承諾メール
件名：研修参加日程について（承諾）
△△研修担当 ○○様
お世話になっております。××です。
ご案内いただきました研修日程について、
以下の日時にて参加いたします。
【承諾日時】
○月○日（○） 9:00〜17:00
どうぞよろしくお願いいたします。
⑧【研修】講師としての登壇日程を承諾するメール
件名：研修登壇日程の承諾について
△△株式会社
研修担当 ○○様
お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
ご依頼いただいた研修登壇の件につきまして、
下記の日程で承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 14:00〜16:00
必要資料のフォーマットがあればご共有ください。
よろしくお願いいたします。
⑨【外部パートナー】制作打ち合わせの日程承諾メール
件名：打ち合わせ日程の承諾について
フリーランスデザイナー ○○様
お世話になっております。〇〇株式会社の××です。
ご提案いただいた打ち合わせ日程について、
以下の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 11:00〜12:00（オンライン）
当日はよろしくお願いいたします。
⑩【緊急対応】障害対応ミーティングの日程承諾メール
件名：障害対応ミーティング日程（承諾）
△△システムサポート
○○様
お世話になっております。××です。
障害対応ミーティングの日程について、
ご提示いただいた以下の日時にて承知いたしました。
【承諾日時】
○月○日（○） 17:00〜18:00
よろしくお願いいたします。
日程調整メール返信承諾のまとめと活用ポイント
日程調整の承諾メールは、相手が安心して予定を決められるように、わかりやすさと丁寧さを意識するとまとまりやすくなります。まず、もらった連絡へのお礼をひと言添え、そのあとで承諾する日時を自分の文章で書き直して伝えることで、思い違いを防げます。「○月○日（○）14時からで承知しました」のように具体的に書くことが大切です。
会う場所やオンラインの有無、必要な持ち物がある場合は、軽い一文を添えておくと相手も準備がしやすくなります。また、相手が調整してくれたことへの感謝をふくめてまとめると、やわらかく伝わります。
承諾メールに使える表現や書き方を覚えておくと、商談や会議だけでなく、急な再調整が必要になった場面でも落ち着いて対応できます。丁寧だけど長すぎない文章を心がけることで、やり取りもスムーズになり、気持ちよく予定を確定できます。
