打ち合わせの準備を進めるうえで、日程が確定した際に送るメールの書き方に悩むことは少なくありません。社内・社外を問わず、相手に失礼のないように丁寧かつ正確に伝えることが求められます。また、状況によっては初対面の相手や上司への連絡もあるため、文面の調整も重要です。
本記事では、打ち合わせの日程確定を伝えるメールについて、目的や相手別に使いやすい例文を多数紹介します。社内連絡から社外とのビジネスメール、さらには日程変更時やリマインド用のメールまで、具体的な文例を用いて解説していきます。
メールの文面に迷ったときに、すぐに使える例文が手元にあると安心です。基本の構成から一言添える工夫まで、実務で役立つ情報をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
- 打ち合わせ日程確定メールの基本的な書き方
- 相手別（社内・社外・上司など）の例文
- シチュエーション別の実用的なメール文例
- 日程変更やリマインド時の対応方法
打ち合わせ日程確定のメール例文集
●社外担当者へのビジネスメール例文
●上司に送る日程確定メール例文
●初対面の相手への配慮ある例文
●日程変更があった場合の例文紹介
社内向けの丁寧なメール例文
社内で打ち合わせの日程が確定した場合は、端的かつ丁寧な表現で関係者に共有することが大切です。相手が同じ会社のメンバーであっても、敬意を忘れずに文面を整えましょう。
まず件名には「【打ち合わせ日程確定のご連絡】」と入れることで、メールの内容が一目で分かります。本文では最初に簡単な挨拶を入れ、次に確定した日時を明記します。会議室など場所の指定がある場合は、その情報も忘れず記載しましょう。
同部署メンバーへの打ち合わせ日程確定メール
件名：打ち合わせ日程のご連絡
お疲れ様です。〇〇です。
先日ご相談していた打ち合わせについて、下記の通り日程が確定しました。
【日時】8月20日（火）10:00〜11:00
【場所】第1会議室
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
他部署の関係者への連絡メール
件名：【打ち合わせ日程確定】○○に関する件
お疲れ様です。○○部の△△です。
下記の通り、○○に関する打ち合わせの日時が決まりましたのでご連絡いたします。
【日時】8月22日（木）14:00〜15:00
【場所】本社3F 会議室B
ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
複数人に向けた共有メール
件名：○○プロジェクト打ち合わせ日程確定のご案内
関係者各位
お疲れ様です。△△です。
以下の通り、○○プロジェクトに関する打ち合わせ日程が確定しましたのでご共有いたします。
【日時】8月23日（金）16:00〜17:00
【場所】Web会議（Zoomリンクは前日にお送りします）
ご参加のほど、よろしくお願いいたします。
社内の場合、堅すぎる表現よりも柔らかさを残した文章が好まれます。ただし、略語や口語表現は避け、読み手にとって読みやすく、明瞭な内容であることが求められます。
社外担当者へのビジネスメール例文
社外の方へ打ち合わせの日程確定を連絡する場合、社内以上に形式的な文面が求められます。相手との信頼関係や会社の印象にも関わるため、丁寧でわかりやすいメールを心がけましょう。
まず、件名には「【打ち合わせ日程確定のご連絡】株式会社○○ △△」のように、自社名と自分の名前を入れると親切です。本文では、挨拶と感謝を簡潔に述べたうえで、日時・方法・所要時間などを明記します。
オンライン打ち合わせの確定連絡（初回）
件名：【打ち合わせ日程確定のご連絡】株式会社○○ △△
株式会社□□
○○様
いつもお世話になっております。株式会社○○の△△です。
このたびの打ち合わせ日程について、下記の通り確定いたしましたのでご連絡いたします。
【日時】8月26日（月）13:00〜13:45
【方法】Zoom（前日にURLをお送りします）
【議題】新製品の導入に関するご相談
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。
対面での訪問打ち合わせの確定連絡
件名：【訪問打ち合わせ日程のご案内】株式会社○○ △△
株式会社□□
○○様
いつも大変お世話になっております。株式会社○○の△△でございます。
先日ご相談させていただきました打ち合わせの件、以下の内容で確定いたしました。
【日時】8月27日（火）15:00〜16:00
【場所】御社本社ビル 5階 応接室
【内容】業務提携に関するご意見交換
お時間をいただき誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
継続的なやり取りのある社外担当者への打ち合わせ連絡（ややカジュアル）
件名：打ち合わせ日程、確定しました（○○案件）
○○様
いつもありがとうございます。株式会社○○の△△です。
○○案件の打ち合わせにつきまして、下記日程で確定いたしましたのでご連絡いたします。
【日時】8月28日（水）10:00〜11:00
【方法】Google Meet（当日朝にURLをお送りします）
当日は引き続きよろしくお願いいたします。
何かご不明点があれば、お知らせください。
このように、社外の担当者には礼儀と明確さを重視した文面を送ることで、ビジネス上の信頼感を高めることができます。
上司に送る日程確定メール例文
上司に対して日程の確定を知らせる際は、簡潔でありながらも礼儀を欠かさない表現を使うことが重要です。忙しい上司にとって、短時間で内容が理解できるメールはありがたいものです。
文頭では敬意を表した挨拶を入れ、日程や場所、目的など必要な情報を一目で把握できるように記載します。用件のみに集中した文章構成が好まれます。
上司に依頼していた打ち合わせの日時が決定した場合
件名：打ち合わせ日程確定のご報告
○○部長
お疲れ様です。△△です。
ご調整いただいておりました打ち合わせの件、以下の通り日程が確定しましたのでご報告いたします。
【日時】8月29日（木）14:00〜15:00
【場所】第3会議室（本社4階）
資料は前日までに共有いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
上司同席の社外打ち合わせの日程を報告する場合
件名：○○社との打ち合わせ日程について（確定報告）
○○課長
お疲れ様です。△△です。
○○社との打ち合わせについて、下記の日程で確定いたしましたのでご共有いたします。
【日時】9月2日（月）11:00〜12:00
【方法】オンライン（Zoom）
【内容】導入事例に関するヒアリング
参加URLは前日にお送りします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
上司と自分のみで行う業務確認の打ち合わせ連絡
件名：業務確認の打ち合わせ日程について（確定）
○○部長
お疲れ様です。△△です。
業務確認に関する打ち合わせの日程が以下の通り確定しましたのでご連絡いたします。
【日時】9月3日（火）10:30〜11:00
【場所】部長席付近のミーティングスペース
当日は最新版の進捗資料を持参いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
このように、上司への連絡は必要な情報だけを端的に伝えつつ、失礼のない丁寧な言い回しにすることが大切です。敬語の誤用や過剰なへりくだりには注意が必要です。
初対面の相手への配慮ある例文
初めて連絡を取る相手に打ち合わせの日程確定を伝える場合、丁寧さと配慮のある表現が重要です。相手との信頼関係がまだ築かれていないため、少し慎重なくらいがちょうど良いと考えるべきです。
まず、メールの件名には「【打ち合わせ日程のご連絡】○○（自社名）△△より」のように、自社名と名前を入れることで相手が内容を把握しやすくなります。本文では、簡潔な自己紹介を冒頭に含めたうえで、相手の都合に最大限配慮している姿勢を文面で示すことが求められます。
初めてやり取りする企業の担当者への打ち合わせ確定メール（オンライン）
件名：【打ち合わせ日程のご連絡】株式会社○○ △△より
株式会社□□
○○様
初めてご連絡申し上げます。株式会社○○の△△と申します。
このたびはお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございます。
以下の通り、日程が確定いたしましたのでご案内申し上げます。
【日時】9月4日（水）13:00〜13:45
【方法】Zoom（前日にURLをお送りします）
【内容】○○システム導入に関するご相談
ご不明な点などございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
紹介を受けて初めて連絡する相手への日程確定メール（訪問）
件名：【打ち合わせ日程確定のご案内】○○様のご紹介にて
株式会社□□
○○様
はじめまして。株式会社○○の△△と申します。
このたびは○○様よりご紹介いただき、ご挨拶の機会をいただき誠にありがとうございます。
下記の通り、打ち合わせの日程が確定いたしましたのでご案内申し上げます。
【日時】9月6日（金）15:00〜16:00
【場所】貴社会議室（1階受付にて伺います）
当日は何卒よろしくお願いいたします。
ご不明点等ございましたら、遠慮なくご連絡くださいませ。
問い合わせ対応で初めてつながった相手への打ち合わせ連絡
件名：お問い合わせ対応に関する打ち合わせ日程について
○○様
このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。
株式会社○○の△△と申します。ご案内の通り、下記日程で打ち合わせを予定しております。
【日時】9月9日（月）10:00〜10:45
【方法】Google Meet（前日にURLをお送りします）
【内容】ご質問内容に関する詳細ご説明とご提案
初めてのご連絡となりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
ご都合等ございましたら、お気軽にご相談ください。
一方的な決定事項だけを伝える形ではなく、「お時間をいただきありがとうございます」や「ご不明点は遠慮なく」といった表現を入れることで、相手への思いやりが伝わります。こうした配慮は、初対面の相手に好印象を与えるきっかけになります。
日程変更があった場合の例文紹介
打ち合わせの日程を変更する際は、相手に負担や手間をかけることになるため、丁寧な謝罪と分かりやすい情報の伝達が不可欠です。変更理由の明示は必須ではありませんが、可能な範囲で説明することで誠意が伝わりやすくなります。
社内の同僚への日程変更連絡（軽微な変更）
件名：打ち合わせ日程変更のお知らせ
お疲れ様です。○○です。
ご連絡していた○○打ち合わせの件ですが、日程が以下の通り変更になりました。
【変更前】9月10日（火）14:00〜15:00
【変更後】9月11日（水）14:00〜15:00
【場所】第2会議室（変更なし）
急なご連絡となり申し訳ありませんが、ご調整をお願いいたします。
社外担当者への丁寧な日程変更連絡（予定の都合）
件名：打ち合わせ日程変更のお願い（○○株式会社）
○○株式会社
○○様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
誠に恐縮ですが、都合により下記打ち合わせの日程を変更させていただきたくご連絡差し上げました。
【変更前】9月12日（木）15:00〜16:00
【変更後】9月13日（金）10:00〜11:00
【方法】Zoom（リンクは前日までにお送りします）
急な変更となり申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ご都合が合わない場合は、改めて別日をご相談させていただければ幸いです。
上司への打ち合わせ変更報告（自分発信）
件名：打ち合わせ日程変更のご報告
○○部長
お疲れ様です。△△です。
○○プロジェクトの打ち合わせについて、関係者の都合により日程が変更となりましたのでご報告いたします。
【変更前】9月17日（火）11:00〜12:00
【変更後】9月18日（水）13:00〜14:00
【場所】第1会議室（変更なし）
当日は議題資料を事前に共有いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
このように、変更前と変更後の日時を並べて記載することで、相手が比較しやすくなります。急な変更であっても、落ち着いた文面と明確な情報提供を心がければ、トラブルを避けやすくなります。
日程確定を伝える打ち合わせメールの書き方
●打ち合わせ直前のリマインドメール例文
●確定メールに添える一言コメント例
●打ち合わせ時間が未定のときの例文
●日時を複数提案する際のメール例文
日程が確定した際の件名の工夫例
メールの件名は、受信者が内容を瞬時に判断するための重要な情報源です。特に打ち合わせの日程が確定したことを知らせるメールでは、件名で目的が伝わらなければ、開封が遅れたり見落とされたりするリスクがあります。
まずは「打ち合わせ」「日程」「確定」という言葉を明確に入れ、誰との打ち合わせか、どの程度の緊急性があるかも分かるように工夫しましょう。必要に応じて会社名や自分の名前を補足的に入れるのも効果的です。
以下は状況別の件名例です。
- 【日程確定】8/10（木）打ち合わせのご連絡
- 【ご確認ください】○○様との打ち合わせ日程が確定しました
- 【打ち合わせ日時のご案内】△△株式会社 × 株式会社○○
- 【Zoom】8/15開催予定のオンライン打ち合わせ日程について
- 【再送】打ち合わせ日程が確定しました（○○部）
件名で具体的な日付や形式（対面・オンライン）まで示しておくことで、メールの中身を読まなくてもおおよその内容がわかるようになります。ただし、長くなりすぎると逆に見づらくなるため、文字数は40文字以内を目安にすると良いでしょう。
打ち合わせ直前のリマインドメール例文
打ち合わせ当日や前日に送るリマインドメールは、予定の再確認として有効な手段です。特に相手が多忙な場合や複数の予定を抱えている場合、直前の一報で認識ズレを防ぐことができます。
リマインドメールでは、件名に「ご確認」や「リマインド」といった言葉を入れ、本文では打ち合わせの日時・方法・参加者などを簡潔に再掲します。
以下に、丁寧かつ実用的な例文を紹介します。
件名：【リマインド】明日の打ち合わせについて ○○様 お世話になっております。株式会社○○の△△です。 明日の打ち合わせにつきまして、念のためご案内申し上げます。 【日時】8月7日（水）10:00〜11:00 【方法】Zoom（下記リンクよりご参加ください）【議題】新サービスの進捗確認と今後の対応方針について ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
こうしたメールは、特に相手側が主導ではない場合や、会議に複数人が関わる場合に有効です。簡潔にまとめつつ、必要な情報を過不足なく伝えることがポイントです。
確定メールに添える一言コメント例
打ち合わせの日程が確定したメールに、ほんの一言添えるだけで相手への印象が大きく変わります。事務的な内容だけでなく、人間らしさや配慮が感じられる一文があると、読み手の受け取り方も柔らかくなります。
このような一言は、メールの文末や署名の直前に入れるのが自然です。ただし、相手との関係性や文面全体のトーンに合わせて使うことが前提となります。
以下にいくつかの例を紹介します。
- ご都合に合わせていただき、ありがとうございます。
- ご多忙の中、お時間をいただき感謝申し上げます。
- お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
- お目にかかれるのを楽しみにしております。
- 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
形式ばった内容だけになりがちな打ち合わせ連絡ですが、このような一言を添えることで、相手に対して丁寧で気持ちの良い印象を残すことができます。過度に感情的な表現を避けつつ、自然な心遣いを示すことが大切です。
打ち合わせ時間が未定のときの例文
打ち合わせの「日付」は決まっているものの、「時間」が未定の場合、曖昧なまま連絡するのではなく、その旨を丁寧に伝えつつ、今後の流れを明確にしておくことが必要です。相手に不安を与えないよう、調整中であることや追って連絡する旨をきちんと伝えましょう。
以下に、時間が未定のケースでの文例を紹介します。
件名：打ち合わせ日程について（時間調整中） ○○様 お世話になっております。株式会社○○の△△です。 ○月○日で打ち合わせの開催が決まりましたので、まずは日付のみご連絡差し上げます。 現在、具体的な時間については社内で調整中でございます。 確定次第、改めてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。
このように、現時点で決まっている情報を伝えたうえで、未定の要素に関しては誠実に伝えることがポイントです。また、調整状況に応じて、おおよその目安時間（例：午前中の予定など）を添えると、相手もスケジュールを立てやすくなります。
日時を複数提案する際のメール例文
相手の都合に配慮しながら打ち合わせの調整を行うには、あらかじめ複数の候補日を提示するのが効果的です。特に初回の打ち合わせや、相手が多忙な場合には、柔軟な姿勢を見せることが信頼につながります。
候補を提示する際は、日付だけでなく時間帯も明示し、相手が選びやすいように配慮しましょう。また、選択肢が多すぎると逆に迷わせてしまうため、3つ程度に絞るのが一般的です。
以下にメール文例を記載します。
件名：打ち合わせ日時のご相談 ○○様 お世話になっております。株式会社○○の△△です。 打ち合わせの日程について、以下の候補日をご提案させていただきます。 ① 8月20日（火）10:00〜11:00 ② 8月21日（水）14:00〜15:00 ③ 8月22日（木）16:00〜17:00 いずれかご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。 ご希望がございましたら、調整させていただきます。 どうぞよろしくお願いいたします。
このように整理された形式で提示することで、相手が返信しやすくなります。返信のしやすさを意識したメール文は、スムーズなやり取りにつながり、調整にかかる時間の短縮にもなります。
打ち合わせ日程確定メールの基本と実用例まとめ
打ち合わせの日程が確定した際に送るメールは、社内外問わず、正確で丁寧な情報共有が求められます。社内向けであっても礼儀を重んじた文章が好ましく、特に他部署や上司に送る際には、簡潔かつ敬意ある表現が必要です。
一方で、社外担当者に対しては、会社としての印象にも関わるため、格式や文面の丁寧さに一層配慮する必要があります。初めて連絡を取る相手には、自己紹介や気遣いの言葉を加えることで、誠実な印象を与えられます。
また、打ち合わせの直前にはリマインドメールを送り、認識のズレを防ぐことも重要です。時間が未定の場合や、日程の変更が発生した場合には、柔らかな言い回しと明確な説明を心がけましょう。
確定後のメールには一言コメントを添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。このように、メール文は相手や状況に応じて最適化することが信頼を築くポイントとなります。
