都合を聞かれた時の返事メール完全ガイドとビジネス例文集

ビジネスのやり取りでは、「ご都合いかがでしょうか」といった形で日程や時間を確認されることがよくあります。こうした場面では、相手がスムーズに予定を決められるよう、分かりやすく丁寧な返事をすることが大切です。
しかし、いざメールで返信しようとすると、どのような文章にすれば失礼にならず、かつ必要な情報をしっかり伝えられるのか迷う方も多いでしょう。

この記事では、「都合を聞かれた」際に使える返事のメール例文や、場面に応じた返信の工夫を紹介します。ビジネスでのやり取りに適した言葉遣いや、相手への配慮が伝わる文章のポイントを押さえることで、短いやり取りでも信頼感を高められます。

実際に使える例文を参考にしながら、自分の状況に合わせた返信ができるようになりましょう。

都合を聞かれた場合の返事メール例文集

ご都合いかがでしょうか？への返信例

「ご都合いかがでしょうか」というメールに返信する場合は、必要な情報を簡潔にまとめつつ、相手に失礼にならない表現を心がけます。

① 日程を承諾する場合（社外向け・丁寧）

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
ご提案いただきました○月○日（○）○時の件、承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

② 日程が合わず、別候補を提示する場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
ご提示いただきました○月○日（○）ですが、あいにく都合がつかず恐縮です。
もし可能でしたら、
○月○日（○）午前、または○月○日（○）午後
でご調整いただけますと幸いです。

③ 候補日をこちらから複数提示する場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
日程につきまして、下記のいずれかでお願いできれば幸いです。
① ○月○日（○）午前
② ○月○日（○）午後
③ ○月○日（○）午前
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

ビジネス日程調整の承諾メール例文

ビジネスの日程調整で承諾する際は、相手が安心できるよう、承諾の内容を明確にし、再確認できる文章にします。

① 社外向け・正式な会議の承諾

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
ご提案いただきました○月○日（○）10時からの会議、承知いたしました。
当日は○○会議室にてお待ちしております。よろしくお願いいたします。

② 社内向け・短文で承諾

○月○日（○）10時からの打ち合わせ、承知しました。
当日よろしくお願いします。

③ オンラインミーティングの承諾（リンク案内は相手側前提）

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
○月○日（○）14時からのオンラインミーティング、承知いたしました。
当日はお送りいただいたリンク

Example Domain
example.com
から参加いたします。
よろしくお願いいたします。

必要に応じて、会議の所要時間や持ち物などの補足情報を加えるとさらに親切です。

都合のいい日を社外に伝える例文

社外の相手に都合のいい日を伝える際は、選択肢を複数提示し、相手が調整しやすいよう配慮します。

① 候補日を複数提示して選んでもらう場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
打ち合わせの日程につきまして、下記候補日はいかがでしょうか。
① ○月○日（○）午前
② ○月○日（○）午後
③ ○月○日（○）午前
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

② 候補日が1日のみの場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
打ち合わせの日程ですが、○月○日（○）14時からでお願いできれば幸いです。
ご都合が難しい場合は、別日をご提案いただけますと幸いです。

③ 緊急性があり早めに日程確定したい場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
日程につきまして、できるだけ早く確定できればと存じます。
候補として、○月○日（○）午前または○月○日（○）午後をご提案いたします。
ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです。

最後に「ご都合の良い日時をお知らせください」と添えることで、返信しやすい流れを作れます。

社外向け日程変更依頼メールの書き方

社外向けに日程変更を依頼する場合は、まずお詫びの言葉を添えることが重要です。そのうえで、変更が必要な理由を簡潔に述べ、相手が確認しやすいように新しい候補日を提示します。

① 都合が悪くなり、別候補を複数提示する場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
誠に恐縮ですが、○月○日（○）に予定しておりました打ち合わせについて、
別日への変更をお願いできますでしょうか。

候補日：
① ○月○日（○）午前
② ○月○日（○）午後
③ ○月○日（○）午前

ご都合の良い日時をご連絡いただけますと幸いです。

② 緊急な事情で早めに変更をお願いする場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
急なご連絡となり恐れ入りますが、○月○日（○）の打ち合わせにつきまして、
急用が入ったため日程を変更させていただきたく存じます。

可能であれば、○月○日（○）または○月○日（○）でご調整いただけますでしょうか。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

③ 相手主催の予定をこちらから変更依頼する場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
○月○日（○）にご設定いただいた打ち合わせについて恐縮ですが、
別日への変更をお願いできますでしょうか。

候補日として、○月○日（○）午後、または○月○日（○）午前を考えております。
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

最後には「ご検討のほどよろしくお願いいたします」と添え、相手の判断を促しましょう。

日程が合わない場合の断り方と返事例文

日程が合わない場合は、まず感謝の気持ちを示し、その日が難しい旨を明確に伝えます。その後、代替案を出すことで、やり取りを途切れさせずに済みます。

① 代替日を提示して丁寧に断る場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
ご提案いただきました○月○日（○）ですが、あいにく別の予定が入っており出席が難しい状況です。

もし可能でしたら、○月○日（○）午前、または○月○日（○）午後でお願いできれば幸いです。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

② 代替案は出さず、後日改めて相談したい場合

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
○月○日（○）についてご連絡いただきありがとうございます。
あいにくその日は都合がつかず、参加が難しい状況です。

改めて日程を調整させていただきたく、後日こちらからご連絡いたします。

③ 緊急で断らざるを得ない場合（前日〜当日連絡）

お世話になっております。○○株式会社の△△です。
大変申し訳ございませんが、明日○月○日（○）の打ち合わせにつきまして、
急な事情により出席が難しくなりました。

誠に恐れ入りますが、別日での再調整をお願いできますでしょうか。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

断る際も柔らかい言葉を選び、関係が円滑に続くよう配慮します。

都合を聞かれた時の返事メールの基本

ご都合いかがでしょうかへの返信マナー

「ご都合いかがでしょうか」と聞かれたときは、相手が予定を決めるための重要な確認をしている場面です。まずは「ご連絡ありがとうございます」や「お声がけいただきありがとうございます」といった感謝の言葉から始めると、やり取りが丁寧な印象になります。

その上で、自分の予定をはっきりと伝えます。可能であれば、1つだけでなく2～3の候補日時を提示すると、相手が調整しやすくなります。例えば「○月○日（○）午前、または○月○日（○）午後が可能です」といった形です。候補を出すことでやり取りが一度でまとまり、決定までの時間を短縮できます。

返事はできるだけ早めに送り、相手が次の準備に進めるよう配慮しましょう。特に社外の相手には、尊敬語や丁寧語を意識した文章にし、語尾も柔らかくまとめることで、信頼感と良好な関係を保ちやすくなります。

ビジネスメールとしての返信の注意点

相手から日程について確認や提案を受けた場合は、返信内容を明確かつ簡潔にまとめることが大切です。件名は「Re: ○月○日打ち合わせ日程について」など、相手の件名を活かしつつ返信であることを分かるようにします。

冒頭では会社名と氏名を名乗り、「お世話になっております」などの挨拶を添えた上で、「日程についてご連絡いただきありがとうございます」と感謝を述べます。その後、承諾する場合は「○月○日（○）14時で承知いたしました」と確定した日時を明記します。別日を希望する場合は、「あいにくその日は都合がつかず、○月○日（○）午前、または○月○日（○）午後はいかがでしょうか」と複数の候補日を提示すると、相手が判断しやすくなります。

また、「午前中であれば可能」「○時以降であれば対応可能」といった条件を添えることで、やり取りの回数を減らせます。送信前には、相手の会社名や氏名、日付や曜日に誤りがないか必ず確認しましょう。最後に「当日はよろしくお願いいたします」や「ご確認のほどよろしくお願いいたします」で締めると、丁寧で信頼感のある印象を与えられます。

日程を承諾するメールの書き方

日程を承諾するメールでは、相手の提案を受け入れる意思を明確に伝えることが重要です。返信があいまいだと相手が不安を感じたり、再度の確認が必要になったりするため、承諾の表現ははっきりさせましょう。

冒頭では会社名と氏名を名乗り、「お世話になっております」などの挨拶のあとに、「ご提示いただいた○月○日（○）○時にて承知いたしました」と具体的な日付と時間を明記します。このとき、曜日も入れると相手が誤解なく把握できます。

社外への返信では、当日の会場やアクセス方法、オンラインの場合は使用するツール名や招待リンクなど、必要な情報を添えておくと親切です。特に関係者が複数いる場合は、全員が共通認識を持てるよう、簡潔でわかりやすい文章を心がけましょう。

また、承諾メールの最後には「当日はよろしくお願いいたします」や「当日お会いできることを楽しみにしております」など、前向きな一文で締めると、印象がさらに良くなります。送信前には、日付や時刻、リンクに誤りがないか必ず確認し、相手がすぐに次の準備に進めるよう配慮することが大切です。

都合のいい日を伝える際の文章

都合のいい日を相手に伝えるときは、相手が判断しやすく、日程を早く決定できるようにすることが大切です。1日だけでなく、できれば2〜3日の候補を示すと、相手の予定に合わせやすくなります。

文章では「○月○日（○）午前、または○月○日（○）午後が可能です」のように、日付と曜日をセットで書くことで、カレンダーの確認をしやすくします。また、午前・午後や具体的な時間帯を明記すると、相手がすぐに可否を判断できます。

さらに、実施方法がオンラインか対面かで準備内容が異なるため、「オンライン（Zoom）での実施を予定しております」や「御社にお伺いする形で考えております」など、形式についても添えると親切です。

候補が少ない場合でも、「他の日程でも調整可能ですので、お気軽にお知らせください」と一文加えることで、柔軟に対応する姿勢を示せます。これにより、相手に安心感を与え、日程調整がスムーズに進みます。

都合を聞かれた時の返事メールまとめ

ビジネスのやり取りにおいて「都合を聞かれた」際の返事メールは、相手との信頼関係を維持しながら、日程調整を円滑に進めるための重要な要素です。

本記事では、日程を承諾する場合、都合が合わずに別日を提案する場合、複数の候補日を提示する場合など、状況別に活用できる例文をご紹介しました。

文章の冒頭で感謝の気持ちを伝え、日時や条件を明確に記載することで、相手が安心して次の準備に進めます。また、候補日を複数提示する、条件を添えて返信するなどの工夫によって、やり取りの回数を減らし、決定までのスピードを高めることができます。

これらのポイントを押さえれば、相手にとっても自分にとってもストレスの少ない日程調整が可能になります。相手への配慮と明確な情報提示が、スムーズなビジネスコミュニケーションの鍵になります。